"Eagle and Condor" door Frederick Franck
Fotografie: Luz Piedad Lopez

Casus Uitgeblust team

Aangemaakt op: 5-6-2012 14:29:23


Of: hoe een uitgeblust team een vitaal, professioneel team werd

uigeblust team Een poos terug werd me door de nieuwe directeur van een basisschool gevraagd het team te begeleiden. Door allerlei vervelende situaties in het verleden, waren ze vervallen naar een team dat weliswaar druk bezig was, maar waar samenwerken, inspiratie en innovatie ver te zoeken waren. Teamleden leefden ‘zo dicht mogelijk langs elkaar heen’. Dat wilden ze niet meer, ze waren op zoek naar nieuwe verbinding, vertrouwen en innovatie. Elkaar professioneel aanspreken was een wens, maar hoe het zou moeten wisten ze niet.

 

Intake
We besloten tot een intake met het hele team als voorbereiding op de tweedaagse die drie weken later zou plaatsvinden. Het doel van die intake was uiteraard wederzijds kennismaken, maar vooral: de basis leggen voor de tweedaagse. We zouden tevreden zijn als de teamleden met vertrouwen de tweedaagse tegemoet zouden gaan, als ze hadden bijgedragen aan het formuleren van de gewenste opbrengst van de tweedaagse en naar tevredenheid hadden kennisgemaakt met de stijl waarin we de tweedaagse zouden werken.

Tijdens de intake van anderhalf uur, vroeg ik de teamleden eerst of er iets was wat ze van mij wilde weten dat hun vertrouwen in mijn begeleiding en het nut ervan kon helpen. Onbewust oplossingsgericht vroegen ze naar succesvolle ervaringen van mij in soortgelijke situaties. Ik vertelde hen over ervaringen in voor hen herkenbare situaties. Dat hielp. Naast het feit dat uit de voorbeelden bleek dat je als team echt uit je ongewenste situatie kunt komen, was het fijn voor hen om te weten dat ze niet het enige team waren dat met dit soort problemen worstelde.

Wolkvormige toelichting:Vervolgens vroeg ik alle teamleden op een post-it te schrijven wat hen ooit gedreven had om het onderwijs in te gaan, op een tweede post-it wat hen nog steeds motiveerde om elke dag weer voor de klas te staan. Een voor een lazen de teamleden elkaar hun post-it voor en plakten hem op de twee flaps. Teamleden waren uitermate geboeid door de waarden die uit het collectief kwamen. Het waren waarden waar ze zich allemaal aan konden verbinden. De verzameling bleek later de basis voor de Kernwaarden die het team voor hun school vaststelden en daarmee de basis voor hun Kernideologie.

De volgende ronde was de beantwoording van de vraag: ‘Wat in de huidige situatie heb je vooral last van en hoe heb je er last van’. Het antwoord werd eerst individueel in steekwoorden opgeschreven en toen plenair gedeeld. Met name de tweede helft van de vraag bleek te helpen.
Deze formulering helpt mensen om uit de vaagheid te komen en concreet te worden. Iemand zei: ‘Maar als je het zo beschrijft is het niet meer hopeloos, dan kun je het beetpakken, dan is er iets aan te doen!’

We zetten de sessie voort met opnieuw een post-it ronde: ‘Wat zijn voor jou de belangrijkste kenmerken als jullie als team inspirerend samenwerken en succesvol zijn in het voor de leerlingen realiseren wat jullie ze beloven’ en op een tweede post-it: ‘Waaraan zou je vooral merken dat jullie dat gerealiseerd hebben’. De teamleden werden steeds actiever, er was merkbaar meer energie.

De laatste ronde in deze anderhalf uur was de ‘stiekeme ronde’. Ik vroeg ze allemaal na te denken over de eerste stap die ze zélf zouden kunnen zetten om het ‘wensteam’ uit de vorige ronde uiteindelijk te realiseren. Om dat op te schrijven kregen ze weer een post-it, maar nu met de boodschap deze helemaal geheim te houden. Niemand laten lezen! In plaats daarvan vanaf nu gewoon het geschrevene in de praktijk brengen en tussen deze intake en de tweedaagse de collega’s goed observeren om erachter zien te komen wat hun voornemens zijn. Er onstond zelfs pret in het team!

Beoogde opbrengst tweedaagse
Voor de tweedaagse waren het formuleren van de Kernopdracht en Kernwaarden- samen de Kernideologie- en de het elkaar Professioneel en Collegiaal Aanspreken de belangrijkste onderwerpen. De beoogde opbrengst: Het team heeft een Kernideologie en weet welk gedrag daar concreet bij hoort. Het team heeft geoefend met het Professioneel en Collegiaal Aanspreken binnen het kader van de Kernideologie en de strategische resultaten uit het Schoolplan en heeft bedacht hoe dit aanspreken een vanzelfsprekendheid wordt in het dagelijkse werk.

De tweedaagse
In de tijd tussen intake en tweedaagse bleek de sfeer sterk verbeterd. De teamleden kwamen met concrete voorbeelden van hun positieve ervaringen.
We creëerden een brug met de intake door de tijdens de intake gevonden gemeenschappelijke waarden te gebruiken om met positieve feedback te beginnen. Dat gebeurde aan de hand van de opdracht: ‘welk gedrag herken je bij je collega’s als passend bij jullie collectieve waarden’. Na verbaasde blikken en opmerkingen dat dit wel een erg moeilijke opdracht was, kwam het schrijven op gang en het hield bijna niet meer op! Iedereen kreeg meerdere post-its in zijn kolom op de muurkrant. Het was meteen een oefening in het beschrijven van concreet gedrag, een must bij professionele feedback. Daarna kwam de uitslag van de observaties over de ‘stiekeme ronde’. Veel plezier en waardering. Mensen die een minder zichtbaar voornemen hadden, konden hun verhaal kwijt en lieten horen hoe ze het zelf ervaren hadden. Meer en meer kwam het vertrouwen in elkaars positieve intenties terug.

Langzamerhand werd het ook duidelijk dat ‘Professioneel’ en ‘Collegiaal’ twee onmisbare basisbegrippen zijn. De concrete inhoud die het team aan die twee begrippen geeft is het kader waarbinnen je elkaar kunt en zelfs móet ‘Aanspreken’.
Professioneel betekent dat je het eens bent over WAT je de doelgroep – in dit geval de leerlingen- belooft voor hen te realiseren en hoe je dat wilt doen: Je Kernopdracht en Kernwaarden, tezamen je Kernideologie. Dat je weet wat de Strategische Resultaten zijn die je met elkaar wilt bereiken. Dat het helder moet zijn wat die mooie abstracte bewoordingen van je Kernideologie in de praktijk betekenen: concrete voorbeelden van gewenst gedrag dat daarbij hoort. Als je weet WAT je collegiaal wilt realiseren, HOE je je waarden wilt uitdrukken en WAAR je met elkaar naar op weg bent, dan is elkaar aanspreken een onmisbare uitdrukking van professionaliteit.

sssDe stap naar elkaar Professioneel en Collegiaal Aanspreken waar het ging om kritische feedback was tot ieders verbazing niet zo moeilijk meer. In viertallen bereidde iedereen dit individueel voor door voor elk van de drie collega’s in dit viertal te bedenken hoe zij samen de samenwerking zouden kunnen verbeteren. Deze rondes begonnen allemaal met de vraag van degene voor wie de feedback bestemd was: ‘wil je me vertellen hoe wij onze samenwerking kunnen verbeteren?’ Daarna werd pas de feedback gegeven. Gevraagde feedback is veel makkelijker te geven. De vrouw die niet had geslapen van het idee dat ze tijdens de tweedaagse zouden oefenen met elkaar aanspreken, was misschien wel degene die met de grootste passie en zorgvuldigheid met deze oefening bezig is geweest! Het mooie van deze vorm is, dat hij structureel opgenomen kan worden in het overleg dat gericht is op gemeenschappelijk leren.

Na nog een stevige oefening in het omgaan met slecht gegeven feedback was het tijd voor een mini-Open Space. Er waren vijf boeiende uitnodigingen om met elkaar aan de slag te gaan om het geleerde te integreren in het dagelijks werk. Allemaal uitmondend in praktische uitwerkingen hoe met elkaar Professioneel Collegiaal Aanspreken in de praktijk te oefenen en een vanzelfsprekende plek te geven in het organisatieleren. Zowel op individueel als op teamniveau.

Lukt het nu na een half jaar? Ja! De succesfactor? De directeur geeft werkelijk leiding aan dit proces!